Qué es el Lead Time en la producción y en la logística

¿Te vendría bien en tu empresa una herramienta que te ayudara a poder planificar tu producción, a conocer el tiempo que tardas en atender las necesidades de tus clientes y a mejorar el servicio que les ofreces? Entonces necesitas manejar el concepto de Lead Time, fundamental durante los procesos de producción, de la logística y de la cadena de suministro.

¿Qué es el Lead Time?

El Lead Time, o el tiempo de ciclo, es el tiempo que tardamos en llevar a cabo algún proceso, habitualmente repetitivo. A través de la cadena de suministro de una empresa, este Lead Time puede subdividirse en varios Lead Time más pequeños que componen -aunque no necesariamente suman- nuestro Lead Time total. Por ejemplo, por un lado podemos tener el Lead Time asociado a lo que tardamos en aprovisionarnos de materias primas de nuestros proveedores (Inbound Lead Time). A continuación nos encontramos con cuánto tardamos en la transformación de esas materias primas en producto acabo (Manufacturing Lead Time). Una vez está terminado, en ocasiones va a pasar un nuevo periodo de tiempo en el inventario, a la espera de ser despachado (y/o el tiempo que ha pasado inventariado durante su manufacturación).

Cuando llega el pedido del cliente, lo que nos lleva recibir y ejecutar la orden de nuevo puede medirse en su propio Lead Time (Order Lead Time, si contamos el tiempo hasta su entrega, u Order Handling Time, si lo contabilizamos hasta que ponemos en marcha el pedido). Por último, el Lead Time logístico es el que empleamos para llevar el producto terminado a manos de su destinatario final.

Lógicamente no todos estos procesos se llevan a cabo sucesivamente, esperando a que termine uno para comenzar el siguiente. Las empresas tratan de simultanearlos, contando con los inventarios y con la previsión de la demanda, que nos permiten que el Lead Time total no sea el de la suma de sus partes. Si creemos que vamos vender una determinada cantidad de pantalones de un modelo y una talla, adelantaremos su fabricación, llevaremos un control del stock de nuestras tiendas y los pediremos al almacén más cercano para que nunca nos quedemos sin ellos en la tienda. En vez de esperar a que un cliente pida un pantalón en la tienda para empezar a pedir las materias primas, manufacturarlo, enviarlo, etc.

Es complicado acertar la predicción de la demanda en mercados cada vez más cambiantes

Esto, así contado, parece muy sencillo. Pero la cantidad de recursos, inversión y dinero que las empresas ponen en juego para lograrlo es difícil de sobrevalorar. Es complicado acertar la predicción de la demanda en mercados cada vez más cambiantes, y el stock no vendido no produce ingresos. Del mismo modo, cuanto más cantidad de producto (terminado, semiterminado o materia prima) almacenamos, más aumentan nuestros costes.

Y a veces simplemente no podemos ir adelantando o simultaneando procesos. Un ejemplo habitual es el sector del automóvil, en el que al ser caros los productos las compañías tienen menos margen para asumir que quede stock sin vender. Por eso los tiempos de entrega cuando compramos un coche pueden medirse en meses, ya que es habitual que estos no se encuentran completamente montados (con sus diferentes versiones, acabados y colores). Es el caso de los pedidos por encargo o producción bajo pedido (make to order), que se elaboran solo una vez hay una orden de compra del cliente. Esto puede darse en productos en los que no hay nada fabricado o en otros en los que hay versiones semi-terminadas.

Lead Time: Ejemplo práctico

Supongamos que eres la agencia de publicidad de una gran superficie comercial a nivel nacional y esta te encarga enviar todo el material gráfico sobre sus ofertas para que los centros los coloquen en sus recintos. Vas a tener unas fechas de entrega muy rígidas respecto a cuándo ha de estar esta publicidad a la vista del público, por lo que más te vale medir bien tus Lead Time. ¿Cómo lo harías?

¿Cuánto tardas en ponerte en marcha desde que recibes el pedido? ¿Cuánto tardas en tener los artes finales? ¿Cuánto tiempo tarda tu imprenta en hacer de esos artes finales los materiales que has de distribuir a los centros? ¿Cuánto tarda tu logística en recoger ese producto terminado, en uno o varios puntos, y dejarlo entregado en sus lugares de destino? En este ejemplo se suman varios elementos que aumentan la tensión: la imposibilidad de adelantar la producción al depender de ofertas o promociones que no se saben con antelación, la existencia de fechas límites y el tener que contar con un proveedor a mitad del proceso para la fabricación (la imprenta, a su vez, tiene sus propios Lead Time, sus necesidades de abastecerse de papel, su disponibilidad, número de impresiones por hora, etc.).

Para que la agencia de publicidad tenga éxito tendrá que tener muy medidos todos estos tiempos. De lo contrario, cumplir los plazos de su cliente será una cuestión casi de suerte y azar.

Otros conceptos del Lead Time para mejorar la relación con tu cliente

Ya hemos visto varios de los términos y variantes del lead time que existen. Para terminar, vamos a ver dos más que son especialmente significativas a la hora de tratar con el cliente.

• Requested Order Lead Time. Es el tiempo entre la entrada del pedido realizado por el cliente y el tiempo en el que el cliente solicita que el pedido se complete. Esto es muy útil para conocer cómo son los pedidos del cliente, sus exigencias y su comportamiento habitual. Así también podemos nosotros adecuar nuestros proceso productivo a estas necesidades (o detectar si estamos siendo demasiado lentos para lo que pide el mercado).
• Quote Order Lead Time. Es el tiempo pactado con el cliente entre la recepción del pedido y la entrega. Lo vital de este punto es que para poder comprometernos a esos plazos hemos de conocer todo nuestro lead time. Como hemos visto en el ejemplo de la agencia de publicidad, fallaremos en nuestro compromiso si no medimos verazmente todos los factores implicados en el proceso.